Wat zegt de wet over de vertrouwenspersoon?
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verplicht werkgevers om beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting. Denk aan werkdruk, agressie, pesten, discriminatie en seksuele intimidatie. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een van de maatregelen die werkgevers kunnen nemen om aan deze verplichting te voldoen.
In 2023 nam de Tweede Kamer een wetsvoorstel aan dat het recht op toegang tot een vertrouwenspersoon wettelijk vastlegt. Dit wetsvoorstel maakt het voor werkgevers met meer dan tien medewerkers verplicht om minimaal een vertrouwenspersoon beschikbaar te stellen.
De Eerste Kamer moet het voorstel nog goedkeuren. Maar de richting is duidelijk: een vertrouwenspersoon wordt de standaard, geen uitzondering.
Wanneer is een vertrouwenspersoon verplicht?
Op dit moment geldt het volgende. De Arbowet verplicht werkgevers om maatregelen te nemen tegen ongewenst gedrag op de werkvloer. Hoe je dat doet, is in principe aan de werkgever. Maar de Arbeidsinspectie kijkt steeds nadrukkelijker of er een vertrouwenspersoon aanwezig is.
Het aanstaande wetsvoorstel maakt het concreter. De verplichting geldt voor organisaties met meer dan tien werknemers. Kleinere organisaties worden aangemoedigd om het ook te regelen, maar zijn niet wettelijk verplicht.
Los van de wet: veel sectoren en subsidieverstrekkers stellen de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon al als voorwaarde. In de culturele sector, waar ik veel werk, is het steeds vaker een vereiste bij subsidieaanvragen en festivalvergunningen.
Ik werk tijdens festivals ook als vertrouwenspersoon. Crewleden en vrijwilligers kunnen gedurende het festival bij mij terecht. Omdat de druk tijdens de opbouw, afbouw en showdagen vaak hoog is, kan ik voor degenen die daar behoefte aan hebben even ruimte creëren om die druk te verlichten, bijvoorbeeld door samen een wandeling te maken, zodat iemand zijn of haar hart kan luchten over de afgelopen dagen en/of nachten.
Is een vertrouwenspersoon verplicht voor vrijwilligers?
Dit is een vraag die ik vaak krijg, vooral van festivals en evenementen die met grote groepen vrijwilligers werken. De Arbowet geldt in principe voor werknemers, maar de wetgever heeft duidelijk gemaakt dat ook vrijwilligers recht hebben op een veilige werkomgeving.
In de praktijk betekent dit: als je werkt met vrijwilligers, doe je er verstandig aan om ook voor hen een vertrouwenspersoon beschikbaar te stellen. Het is een kwestie van goed werkgeverschap, en het voorkomt dat vrijwilligers bij problemen nergens terecht kunnen.
Intern of extern: wat is beter?
Organisaties kunnen kiezen voor een interne vertrouwenspersoon (iemand uit de eigen organisatie) of een externe vertrouwenspersoon (een onafhankelijke professional van buitenaf).
Een interne vertrouwenspersoon kent de organisatie goed, maar kan soms als minder onafhankelijk worden ervaren. Er is altijd een collegiale relatie, wat het voor sommige medewerkers lastiger maakt om zich volledig open te stellen.
Een externe vertrouwenspersoon staat bewust buiten de organisatie. Dat maakt het makkelijker om in vertrouwen te spreken, zonder zorgen over wat er binnen de organisatie met je verhaal gebeurt. Veel organisaties kiezen tegenwoordig voor een combinatie: een interne vertrouwenspersoon voor de dagelijkse aanspreekbaarheid, en een externe voor situaties die extra onafhankelijkheid vragen.
Wil je meer weten over de rol? Lees dan mijn artikel: Wat doet een vertrouwenspersoon?
Wat moet je als organisatie regelen?
Als je besluit een vertrouwenspersoon aan te stellen (of als de wet je ertoe verplicht), zijn er een paar dingen die je moet regelen:
- Kies tussen intern, extern of een combinatie. Bedenk wat het beste past bij de grootte en cultuur van je organisatie.
- Zorg voor een klachtenregeling. Een vertrouwenspersoon functioneert het best binnen een breder beleid. Leg vast hoe meldingen worden afgehandeld en welke stappen een medewerker kan zetten.
- Maak de vertrouwenspersoon zichtbaar. Het heeft weinig zin om er een te hebben als niemand weet dat die er is. Communiceer actief over wie het is, hoe je contact opneemt, en wat je kunt verwachten.
- Betrek de ondernemingsraad. De OR heeft instemmingsrecht bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon en het vaststellen van de klachtenregeling.
- Evalueer jaarlijks. Hoeveel meldingen zijn er geweest? Zijn medewerkers op de hoogte? Functioneert de regeling? Een jaarlijks evaluatiemoment houdt het levend.
Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
De kosten voor een externe vertrouwenspersoon variëren, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de afspraken die je maakt. Ik werk met een jaarlijks abonnement dat beschikbaarheid garandeert, gecombineerd met een uurtarief voor daadwerkelijke gesprekken.
Voor kleinere organisaties (tot 50 medewerkers) kun je rekenen op een abonnement tussen de €1.000 en €3.000 per jaar. Daar komen de uren voor gesprekken bij. Veel externe vertrouwenspersonen bieden ook een introductiegesprek of kennismaking aan om te kijken of de samenwerking past.
Hulp nodig bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon?
Ben je HR verantwoordelijke, bestuurder of organisator en wil je weten hoe je dit goed regelt? Ik denk graag met je mee. Als extern vertrouwenspersoon help ik allerlei soorten organisaties om sociale veiligheid concreet te maken.
Neem vrijblijvend contact op voor een kennismaking. Dan bespreken we wat je nodig hebt en hoe ik je kan ondersteunen.