Wat is een vertrouwenspersoon?
Een vertrouwenspersoon is iemand bij wie medewerkers, vrijwilligers of crewleden terecht kunnen als ze ergens mee zitten dat te maken heeft met hun werk. Denk aan situaties waarin je je onveilig voelt, een conflict hebt met een collega, of te maken hebt met grensoverschrijdend gedrag.
Het belangrijkste kenmerk: alles wat je bespreekt is vertrouwelijk. Een vertrouwenspersoon onderneemt geen actie zonder jouw toestemming. Je bepaalt zelf wat er met je verhaal gebeurt.
Er zijn twee soorten vertrouwenspersonen. Een interne vertrouwenspersoon werkt zelf binnen de organisatie. Een externe vertrouwenspersoon staat er bewust buiten. Dat kan een extra gevoel van veiligheid geven, omdat er geen enkele collegiale relatie meespeelt.
Wil je weten of een vertrouwenspersoon verplicht is voor jouw organisatie? Lees dan mijn artikel: Vertrouwenspersoon verplicht: wat zegt de wet?
Wat is de rol van een vertrouwenspersoon?
De rol van een vertrouwenspersoon draait om drie dingen:
- Luisteren zonder oordeel. Je kunt je verhaal kwijt in een veilige setting. Ik geef geen mening over wie er gelijk heeft. Ik luister.
- Samen verkennen. Wat wil jij met de situatie? Welke stappen zijn er mogelijk? Ik help je de opties in kaart te brengen. De keuze is altijd aan jou.
- Informeren en doorverwijzen. Soms is een ander type hulp passender. In dat geval wijs ik je de weg naar de juiste plek, of dat nu HR is, een mediator, of een externe instantie.
Vergeet niet dat soms het ventileren van jouw situatie in alle vertrouwdheid al heel veel kan brengen zonder dat er meteen actie moet worden genomen.
Waarvoor kun je bij een vertrouwenspersoon terecht?
Je kunt bij een vertrouwenspersoon terecht voor meer dan je misschien denkt. De meest voorkomende redenen:
Ongewenst gedrag op de werkvloer. Denk aan pesten, intimidatie, discriminatie of ongewenste aanrakingen. Dit kan komen van collega's, leidinggevenden, of in sommige werkomgevingen ook van bezoekers of gasten.
Conflicten en spanningen. Een slepend conflict met een collega. Een gevoel dat je niet serieus genomen wordt. Spanning in een team die niemand bespreekbaar maakt.
Zorgen over integriteit. Je ziet iets gebeuren dat niet klopt. Een collega die zich niet aan de regels houdt, of een situatie die de veiligheid van anderen in gevaar kan brengen.
Persoonlijke zorgen die je werk raken. Een vertrouwenspersoon is geen hulpverlener, maar kan wel dienen als klankbord wanneer iets in je privésituatie invloed heeft op hoe je je voelt op het werk.
Er is ook iets waar een vertrouwenspersoon niet voor is: specifieke arbeidskwesties zoals salaris, contracten of de inhoudelijke invulling van taken. Daarvoor kun je bij je leidinggevende of HR terecht.
Wat doet een vertrouwenspersoon op het werk?
In de praktijk ziet een traject er vaak zo uit. Je neemt contact op via telefoon, e-mail of app. We plannen een gesprek in, face to face of online, wat voor jou het beste werkt.
Tijdens dat gesprek luister ik naar wat er speelt. Ik stel vragen om te begrijpen hoe de situatie op jou inwerkt. Daarna (eventueel in een volgend gesprek) bespreken we samen wat je opties zijn. Wil je dat er iets mee gedaan wordt? Of was het voldoende om je verhaal kwijt te kunnen? Beide is prima.
Soms is een enkel gesprek genoeg. Soms spreken we een paar keer af. Er is geen vast aantal sessies. Het hangt helemaal af van wat jij nodig hebt.
Vertrouwelijkheid: wat blijft er tussen ons?
Alles wat je met een vertrouwenspersoon bespreekt, blijft vertrouwelijk. Dat is de kern van de rol. Ik deel niets met je leidinggevende, HR of wie dan ook, tenzij jij daar expliciet om vraagt.
Er zijn drie uitzonderingen op die vertrouwelijkheid:
- Bij een directe dreiging voor jouw veiligheid of die van anderen.
- Wanneer ik in gewetensnood kom.
- Als we tegen wettelijke bepalingen aanlopen.
Maar ook in die gevallen bespreek ik eerst met jou wat er gaat gebeuren. Ik onderneem geen actie achter je rug om.
Wat mag een vertrouwenspersoon niet doen?
Een vertrouwenspersoon is geen rechter, geen mediator en geen therapeut. Ik neem geen beslissingen voor je. Ik neem ook geen contact op met de andere partij zonder jouw toestemming.
Ik geef geen juridisch advies en ik voer geen onderzoek uit naar de situatie. Als er een formele klacht nodig is, kan ik je uitleggen hoe dat proces werkt en je daarbij ondersteunen, maar de klacht zelf komt van jou.
Wanneer neem je contact op?
Een veelgehoorde reactie: 'Mijn situatie is vast niet erg genoeg.' Dat klopt bijna nooit. Je hoeft geen zware klacht te hebben om contact op te nemen. Soms is even je verhaal kwijt kunnen al genoeg om weer helder te zien.
Over Nanna Lodewijkx
Ik ben Nanna, geboren Brabander maar inmiddels een volgroeide Amsterdammer. Jarenlang heb ik gewerkt in de culturele festivalwereld als organisator, artdirector en communicatiemanager. Daar ligt ook een groot deel van mijn passie: kunst en muziek.
Daarnaast heb ik een praktijk als relatiecoach. Goed luisteren en doorvragen zijn daardoor diep in mij verankerd geraakt.
Ik werk met organisaties, festivals en evenementen door heel Nederland. Je kunt mij het hele jaar door bereiken via telefoon, app of e-mail.