In het kort
Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijke professional van buiten je organisatie bij wie medewerkers en vrijwilligers vertrouwelijk terechtkunnen. Organisaties kiezen ervoor vanwege de onafhankelijkheid, de lagere drempel en de deskundigheid. Inhuren begint met een kennismaking en duidelijke afspraken. Voor kleinere organisaties werk ik met een jaarabonnement tussen de 1.500 en 3.500 euro.
Ik ben Nanna Lodewijkx, extern vertrouwenspersoon in de culturele sector. Ik werk met diverse organisaties, festivals en evenementen door heel Nederland. Hieronder lees je waarom steeds meer werkgevers kiezen voor een externe vertrouwenspersoon en hoe je er een vindt die past.
Wat is een externe vertrouwenspersoon?
Een externe vertrouwenspersoon is een onafhankelijke professional van buiten je organisatie. Medewerkers en vrijwilligers kunnen er vertrouwelijk terecht met zaken die ze niet intern willen of durven bespreken. Denk aan pesten, intimidatie, discriminatie of een onveilig gevoel op het werk.
Het verschil met een interne vertrouwenspersoon zit in de afstand. Een interne collega kent de organisatie van binnenuit. Een externe staat er bewust buiten, zonder collegiale banden. Dat maakt het voor veel mensen makkelijker om open te spreken.
Alles wat met een vertrouwenspersoon wordt besproken, blijft vertrouwelijk. Er gebeurt niets zonder toestemming van degene die zich meldt. Dat is de kern van de rol, intern en extern.
Wil je eerst meer weten over de rol zelf? Lees dan mijn artikel over wat een vertrouwenspersoon doet.
Waarom een externe vertrouwenspersoon inhuren?
Er zijn een paar redenen waarom organisaties kiezen voor een externe vertrouwenspersoon:
- Onafhankelijkheid. Een externe partij heeft geen belang bij de uitkomst en staat los van interne verhoudingen.
- Lagere drempel. Medewerkers durven vaak eerder te praten met iemand die geen collega is.
- Deskundigheid. Een externe vertrouwenspersoon is hiervoor opgeleid en doet dit werk dagelijks.
- Geen rolconflict. Een interne vertrouwenspersoon combineert de taak soms met een andere functie. Bij een externe speelt dat niet.
Voor kleinere organisaties is een externe vertrouwenspersoon vaak praktischer. Je hoeft niemand intern op te leiden en vrij te maken voor de rol.
Een externe vertrouwenspersoon is bovendien flexibel. Je schaalt op of af naar wat je organisatie op dat moment nodig heeft, zonder dat je vastzit aan een interne functie.
Intern of extern: wat past bij jouw organisatie?
Veel organisaties twijfelen tussen een interne en een externe vertrouwenspersoon. Beide hebben hun plek. Een interne vertrouwenspersoon is dichtbij en kent de cultuur. Een externe brengt juist afstand en onafhankelijkheid mee.
In de praktijk kiezen steeds meer organisaties voor een combinatie. Een interne vertrouwenspersoon voor de dagelijkse aanspreekbaarheid, en een externe voor situaties die extra onafhankelijkheid vragen. Zo houd je het laagdrempelig en zorgvuldig tegelijk.
Welke vorm je ook kiest, onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid staan voorop. Een vertrouwenspersoon hoort er te zijn voor de medewerker, en voor niemand anders.
Wanneer schakel je een externe vertrouwenspersoon in?
Soms is er een directe aanleiding, zoals een melding van grensoverschrijdend gedrag. Vaker is het een bewuste keuze vooraf, om sociale veiligheid goed te regelen voordat er iets misgaat.
Een paar veelvoorkomende momenten:
- Je organisatie groeit en je wilt de zorg voor je mensen formeel regelen.
- Een subsidieverstrekker of vergunning vraagt om een vertrouwenspersoon.
- Er speelt een situatie en je wilt onafhankelijke ondersteuning.
- Je werkt met veel vrijwilligers of tijdelijke crew, zoals bij festivals en evenementen.
Veel organisaties zijn inmiddels verplicht om iets te regelen. Lees daarover meer in mijn artikel over wanneer een vertrouwenspersoon verplicht is.
Hoe huur je een externe vertrouwenspersoon in?
Een externe vertrouwenspersoon inhuren is eenvoudiger dan je misschien denkt. Meestal verloopt het zo:
- Kennismaking. We bespreken je organisatie, je mensen en wat er speelt.
- Afspraken. We leggen vast hoe medewerkers mij kunnen bereiken en wat de werkwijze is.
- Bekendmaking. Je maakt binnen de organisatie bekend dat er een vertrouwenspersoon is en hoe die te bereiken is.
- Beschikbaarheid. Vanaf dat moment ben ik het hele jaar door bereikbaar voor wie mij nodig heeft.
Zichtbaarheid is belangrijk. Een vertrouwenspersoon werkt alleen als mensen weten dat die er is en hoe ze contact opnemen.
Een goede start maakt verschil. Hoe duidelijker je communiceert dat de vertrouwenspersoon er is, hoe sneller mensen de weg vinden als het nodig is.
Wat kost een externe vertrouwenspersoon?
De kosten voor een externe vertrouwenspersoon hangen af van de grootte van je organisatie en de afspraken die je maakt. Ik werk met een jaarabonnement voor beschikbaarheid, gecombineerd met een uurtarief voor de daadwerkelijke gesprekken.
Voor kleinere organisaties tot vijftig medewerkers ligt mijn jaarabonnement tussen de 1.500 en 3.500 euro. Een gedeelte van de gesprekken is bij dit tarief inbegrepen. We beginnen altijd met een vrijblijvende kennismaking om te kijken of het past.
Wat levert een externe vertrouwenspersoon op?
Een externe vertrouwenspersoon is meer dan een verplicht vinkje op een lijst. Het laat je mensen zien dat hun veiligheid serieus genomen wordt. Dat versterkt het onderlinge vertrouwen binnen de organisatie.
Daarnaast vang je signalen vroeg op. Kleine problemen worden besproken voordat ze uitgroeien tot grote conflicten of uitval. Dat scheelt op de lange termijn veel onrust, en ook kosten.
Voor de werkgever betekent dit minder verrassingen. Je weet dat er een veilige plek is waar mensen terechtkunnen, en je voldoet aan je zorgplicht.
Een externe vertrouwenspersoon in de culturele sector
In de culturele sector werk ik veel met festivals, evenementen en organisaties die met vrijwilligers en losse crew werken. De sfeer is informeel en de teams wisselen vaak. Juist dan is een vast, onafhankelijk aanspreekpunt waardevol.
Vrijwilligers en crew verdienen dezelfde bescherming als vaste medewerkers. Een aanspreekpunt dat los staat van de organisatie geeft hen de ruimte om zich te melden, ook als ze er maar kort werken.
Omdat ik zelf jarenlang in de culturele sector heb gewerkt als freelancer, ken ik de ins en outs en de informele sfeer die daarbij hoort. Dat is vaak een voordeel, maar het heeft soms ook nadelen. Vrijwilligers lopen vaak tegen andere zaken aan dan vaste medewerkers, en juist daarom is het belangrijk om goed naar hen te luisteren.
Een externe vertrouwenspersoon inhuren? Neem contact op
Wil je weten wat een externe vertrouwenspersoon voor jouw organisatie kan betekenen? Ik denk graag met je mee. We beginnen met een vrijblijvende kennismaking, waarin we bespreken wat je nodig hebt en hoe ik je kan ondersteunen.
